リビン・テクノロジーズ株式会社（東証グロース上場）
中小企業の会社運営を劇的に変える！DXツールで課題解決
中小企業の経営者の皆様、「会社運営」でお困りではありませんか？日々の業務に忙殺され、なかなか課題解決に手が回らない…そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。近年、注目されている「DXツール」は、中小企業が抱える様々な解題を解決し、成長を加速させる強力な武器となります。しかし、種類が多すぎて、どれを選べばいいか迷ってしまう…という声もよく聞かれます。本記事では中小企業が「DXツールで解決できること」を具体的な事例と比較を交えながら解説します。
\ 管理戸数ふえるくんで /
管理受託営業の課題を
サクッと解決
03-5847-8558
受付時間:平日9:00～18:00
目次
なぜ今、あなたの会社にDXツールが必要なのか？中小企業が直面する課題
現在、多くの中小企業が人手不足の深刻化や原材料価格の高騰によるコスト増大、さらに多様化する働き方への対応といった喫緊の経営課題に直面しています。従来の業務プロセスやアナログな手法では、これらの課題解決には限界があり、事業継続や成長の妨げとなるケースも少なくありません。
こうした状況を打開し、変化の激しい時代を乗り切るための鍵となるのが、デジタル技術を活用したDXツールです。DXは単なるIT化や一部業務の効率化に留まらず、ビジネスモデルや組織文化そのものを変革する取り組みです。これにより、企業全体の生産性向上や競争力強化を目指すことができます。
深刻化する人手不足とコスト増大への対応策として
現在、多くの中小企業は「人手不足」と「コスト増大」という喫緊の課題に直面しています。総務省の調査によると就業者数は過去最多を記録していますが、企業の約5割が人手不足を感じており、特に中小企業では深刻な状況です。帝国データバンクの2025年1月調査では、正社員が「不足」と感じる中小企業は53.4%に達しています。日本商工会議所の調査でも、人手不足を感じる企業の65.5%が事業継続に支障が出るレベルだと回答しており、その影響は計り知れません。
また、追い打ちをかけるように、原材料費やエネルギーコスト、人件費など、様々なコストが増大しています。企業の7割以上、中小企業では74.0%がコスト上昇に言及しており、多くの企業で収支にマイナスの影響が出ています。これらの複合的な要因によるコストアップは、中小企業の収益性を圧迫し、経営をより厳しいものにしています。
旧態依然とした業務プロセスからの脱却と生産性向上
多くの中小企業では、紙ベースの書類管理や手作業によるデータ入力といったアナログな業務プロセスが残っています。こうした旧態依然としたやり方は、ヒューマンエラーや確認漏れを誘発し、業務の非効率性を招く大きな要因となっています。特定の担当者しか業務内容を把握していない属人化も課題となっており、担当者不在時の業務停滞やノウハウ共有の困難さを招いています。
こうしたアナログな手法や属人化された業務は、従業員の大切な時間と労力を浪費させ、本来注力すべき付加価値の高い業務に時間を割くことができず、企業全体の生産性向上を妨げています。
データに基づいた経営判断で競争優位性を確立
現代のビジネス環境は変化が激しく、過去の成功体験や経営者の勘・経験だけに頼った意思決定では、市場の動きに素早く対応することが困難になりつつあります。競合他社に先んじ、持続的な成長を実現するためには、客観的なデータに基づいた的確な判断が不可欠です。
DXツールを活用することで、顧客データ、販売データ、業務プロセスデータなど、企業内に蓄積された様々な情報を一元的に収集・分析することが可能になります。BIツールのような専門ツールを用いれば、複雑なデータも分かりやすく可視化できるため、現状を正確に把握し、課題やチャンスを明確に捉えられます。
課題解決に直結！会社運営を効率化するDXツールの種類と比較
前章では、多くの中小企業が直面している多様な経営課題と、それらを乗り越えるためにDX推進が不可欠であることをお伝えしました。人手不足やコスト増大、非効率な業務プロセス、データ活用の遅れといった個別の課題に対し、DXツールは非常に有効な解決策となり得ます。しかし、世の中にはさまざまな種類のDXツールがあり、自社に最適なものを選ぶのは容易ではありません。
そこで本章では、中小企業が抱える代表的な課題の解決に直結する、主なDXツールの種類を具体的にご紹介します。業務全般をカバーするものから特定の機能に特化したものまで、それぞれのツールがどのような目的で活用され、どのような業務効率化や生産性向上、あるいは新たな価値創造につながるのかを解説します。
【業務全般】基幹システム／ERP：経営情報の一元管理と業務標準化
ERP（Enterprise Resource Planning：統合基幹業務システム）は、「ヒト」「モノ」「カネ」といった企業の経営資源を統合的に管理するシステムです。販売、購買、在庫、会計、人事など、各部門でそれぞれ管理されがちな情報を一元化し、企業全体の状況をリアルタイムに把握することを可能にします。これにより、部門間の連携がスムーズになり、より迅速かつ的確な経営判断を下せるようになります。
また、ERPの導入は業務プロセスの標準化を進めることにもつながります。これにより、特定の担当者しかできないといった属人化を解消し、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようになるため、業務効率の向上やミスの削減が期待できます。中小企業庁の調査によると、中小企業の基幹システム（ERP）導入率は21.5%にとどまっていますが、クラウド型の普及により導入しやすくなってきています。自社の規模や既存の業務フローに適合したシステムを選ぶことが、導入を成功させるための重要なポイントとなります。
【販促・顧客】CRM／SFA：顧客情報管理と営業活動の効率化(例：地方の小売業)
CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）は、顧客との良好な関係構築を目的とし、顧客情報の一元管理や分析を行うツールです。一方、SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）は、営業活動のプロセスを可視化し、効率化・標準化を支援するツールです。これらを活用することで、中小企業は販促活動や顧客管理を大きく改善できます。
CRMにより、顧客の属性や購買履歴、問い合わせ履歴などを統合的に管理し、「見える化」することで、個々の顧客に合わせた最適なアプローチが可能になります。また、SFAは営業担当者の行動履歴や案件の進捗状況、成約見込みなどをリアルタイムに共有・管理できるため、営業活動の属人化を解消し、組織全体の営業効率向上につながります。報告業務の自動化で担当者の負担を軽減することも可能です。
例えば、地方の小売業がCRM/SFAを導入し、蓄積された顧客データを分析することで、特定の顧客層に向けた効果的なダイレクトメール送付や、購買履歴に基づいたリピート促進策を実施するといった活用が考えられます。
【販促・顧客】MAツール：マーケティング活動の自動化と効果測定
MAツール（Marketing Automation：マーケティングオートメーション）は、マーケティング活動の定型業務を自動化し、効率を高めるためのツールです。見込み客の獲得から育成、そして顧客化に至るプロセスを自動化・効率化することで、販促活動の効果を最大化することを目指します。主な機能としては、見込み客のウェブサイト上での行動追跡、興味関心度合いを測るリードスコアリング、ターゲット顧客に合わせたメールの自動配信などが挙げられます。
これらの機能により、手作業で行っていた煩雑な作業時間を削減し、顧客一人ひとりの興味やニーズに合わせた最適な情報提供が可能になります。例えば、地方の小売業においては、顧客の購買履歴やウェブサイトでの閲覧行動に基づき、個別の興味に合わせた商品の入荷情報やキャンペーン情報を自動的にメールで配信するといった活用が考えられます。実際に、あるカー用品販売大手チェーンの事例では、MAツールの導入によって成約率が55%向上したという成果が出ています。
【事務効率化】RPA：定型業務の自動化でミス削減と時間創出
RPA（Robotic Process Automation）とは、これまで人がコンピューター上で行っていた定型的な事務作業を、ソフトウェアロボットが代行・自動化する仕組みです。データ入力や抽出、複数システム間のデータ連携、請求書発行といった反復性の高い単純作業を、設定されたルールに従って正確に実行できます。
RPAを導入することで、手作業に起因する入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを大幅に削減し、業務品質の向上につなげられます。また、これまで定型作業に費やしていた従業員の時間と労力を削減できるため、従業員はより創造的で付加価値の高い、人にしかできないコア業務に集中できるようになります。
【情報共有】グループウェア／ビジネスチャット
社内の情報共有やコミュニケーション不足は、業務の滞りや意思決定の遅れを招く大きな要因となります。これを解消し、従業員間の連携を強化するのがグループウェアやビジネスチャットといったツールです。これらのツールは、従来のメールや電話、対面会議だけでは難しかったリアルタイムかつ多角的なコミュニケーションを実現します。
具体的には、スケジュール共有、ファイル共有、タスク管理、そしてテキストベースのチャットやビデオ会議機能などを備えています。これらの機能を使うことで、必要な情報を必要なメンバーへ素早く共有したり、プロジェクトの進捗状況を「見える化」したりすることが可能です。これにより、部署や拠点を跨いだ連携が円滑になり、情報伝達のスピードと質が飛躍的に向上します。
【勤怠・労務】勤怠管理システム：紙やExcelからの脱却
従業員の勤怠管理は、企業運営において欠かせない業務です。しかし、紙のタイムカードやExcelによる管理では、多くの課題が発生しがちです。手作業での集計は手間がかかる上に、打刻漏れや計算ミスが発生するリスクが伴います。また、労働時間や残業時間をリアルタイムに把握することが難しく、長時間労働の見落としにつながる可能性もあります。保管場所の確保や過去データの検索にも非効率性が生じます。
勤怠管理システムを導入することで、これらの課題は大きく改善されます。従業員の打刻データは自動で集計され、労働時間をリアルタイムに把握できるようになります。時間外労働の上限規制など、頻繁に行われる法改正への対応もシステム側で自動更新されるため、法令遵守の観点からも安心です。
【経理・会計】クラウド会計ソフト
経理業務を紙やExcelで行う際の、入力・集計の手間や時間、ミスの発生は大きな課題です。クラウド会計ソフトは、この非効率性を解消し、業務を効率化します。インターネット経由でデータ管理・アクセスが可能です。銀行・カード連携による記帳自動化や、請求書・領収書の電子保存といった機能により、手作業の負担を削減します。
これにより、手作業ミスの軽減、業務効率化、品質向上に貢献します。また、リアルタイムに会社の財務状況を「見える化」できるため、常に最新データに基づいた迅速な経営判断が可能になります。
中小企業経営者が押さえるべき選び方のポイント
DXツールは、前章でご紹介したように、中小企業が直面する様々な課題を解決し、成長を加速させる可能性を秘めています。しかし一方で、導入したツールが自社の実情に合わず、期待した効果が得られないどころか、かえって業務が非効率になってしまうといった失敗事例も少なくありません。こうした事態を避けるためには、単に話題のツールや価格の安さだけで選ぶのではなく、自社の経営課題や目的に照らし合わせた戦略的なツール選定が不可欠です。
ポイント1：自社の経営課題と導入目的を明確にする～何のために導入するのか？～
DXツールの導入を成功させるためには、まず「何のためにツールを導入するのか」という問いに対する明確な答えを持つことが最も重要な第一歩となります。漠然と「DXが必要だから」「流行っているから」といった理由でツールを選んでも、期待する効果は得られにくいでしょう。
自社が現在抱えている具体的な経営課題（例：売上低迷、コスト高、業務非効率、人手不足、競争力低下など）を洗い出し、その課題をDXツールによってどのように解決したいのかを具体的に言語化することが不可欠です。
ポイント2：現場が使いこなせるか？～操作性と定着のしやすさを重視～
どんなに高機能で多機能なDXツールを導入しても、実際に現場で働く従業員が使いこなせなければ、期待する効果は得られず、「宝の持ち腐れ」となってしまいます。ツール選定においては、機能性はもちろんのこと、現場のITスキルレベルに合った、直感的で使いやすい操作性を持つツールを選ぶことが非常に重要です。特にITツールに不慣れな従業員が多い場合は、誰もが抵抗なく日々の業務で活用できるかを見極める必要があります。
ポイント3：費用対効果は十分か？～スモールスタートや段階的導入も視野に～
DXツール導入には、初期費用や月額費用、運用コストなど、様々な費用が発生します。これらのコストを具体的に理解し、総額を把握することは、導入を検討する上で非常に重要です。同時に、投資した費用に対して、どのような効果（例：業務時間の削減、生産性の向上、売上増加など）が期待できるのか、具体的な数値目標を設定し、費用対効果を厳しく評価することが成功の鍵となります。
特に中小企業にとって、大規模なシステム投資は大きな経営リスクを伴う場合があります。そこで有効なアプローチとなるのが、「スモールスタート」や「段階的導入」です。まずは特定の部門や一部の業務から小さくツールを導入し、効果を検証することで、初期投資を抑え、リスクを低減できます。
ポイント4：既存システムとの連携や将来的な拡張性は考慮されているか？
DXツールを選定する際は、現在自社で利用しているシステムとの連携が可能か、またその連携がスムーズに行えるかを確認することが不可欠です。特に、会計システムや販売管理システムなど、既存の基幹システムとのデータ連携は、業務効率に直結する重要な要素となります。API連携に対応しているツールであれば、異なるシステム間でのデータや機能の共有・連携が容易になり、手作業によるデータ入力や移行の手間を大幅に削減できます。連携できるSaaSの種類が多いかどうかも確認しておきましょう。
DXツール導入を成功させるための具体的なステップと社内推進のコツ
ここまで、DXツールを選ぶ上での重要なポイントを解説してきました。自社の課題や目的に合ったツールを選定することはもちろん重要ですが、実はツールを選んだだけではDX推進は成功しません。その後の計画的な「導入ステップ」と、従業員全体の理解と協力を得るための「社内推進」、つまり全社的な取り組みが成功の鍵となります。
ステップ1：経営トップの強いリーダーシップとDX推進体制の構築
DXツール導入を成功させる上で、経営トップの強いリーダーシップは最も重要な成功要因の一つです。DX推進は既存の業務プロセスや組織文化に変革をもたらすため、経営者がその必要性を深く理解し、自らが旗振り役となって取り組みへの重要性と本気度を社内外に示す覚悟が必要です。「何のためにDXを行うのか」という具体的なビジョンや目指す姿を全従業員と共有することで、取り組みへの理解と協力を得やすくなります。
ステップ2：現状業務の見える化と具体的な課題の洗い出し
DXツールを導入する前に、まず現状の業務プロセスを客観的に「見える化」することが不可欠です。自社の業務がどのように行われているかを正確に把握しなければ、本当に改善が必要な課題や、どのツールが効果的かを見極めることができません。業務の非効率性やボトルネックがどこにあるのかを特定することが、最適なDXツール選定と導入効果の最大化に向けた重要な一歩となります。
業務の見える化には、いくつかの具体的な手法があります。例えば、業務フロー図を作成し、一連の作業の流れを可視化する方法があります。フローチャート作成ツールを活用することで、複雑な業務プロセスも分かりやすく整理できます。また、実際に業務を担当している現場の従業員へのヒアリングや、全従業員を対象としたアンケート調査も有効です。ヒアリングシートやアンケートテンプレートなどを活用し、日々の業務で感じる課題や非効率な点を多角的に洗い出しましょう。
ステップ3：導入するDXツールの選定と具体的な導入計画の策定（優先順位付け）
ステップ2で明確にした課題と導入目的を踏まえ、最適なDXツールを選定する段階です。世の中には数多くのDXツールが存在するため、自社に合ったツールを見極めるには、慎重な比較検討が不可欠です。ツール選定における主な評価軸は以下の通りです。
- 機能要件
- 費用
- 操作性
- サポート体制
- セキュリティ
- 既存システムとの連携性
これらの評価軸に、複数の候補ツールを比較しましょう。無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際の使用感を確かめることも重要です。
ツール選定後は、具体的な導入計画を策定します。導入範囲、スケジュール、担当部署や担当者、必要な予算、システム環境の準備など、詳細な計画を立てることが成功の鍵となります。すべての課題に一度に対応しようとせず、緊急度や重要度、導入による効果を考慮し、導入するツールや機能に優先順位を付けましょう。一部の業務や部門からスモールスタートし、段階的に導入を進めることで、リスクを抑えつつ着実に成果につなげることが期待できます。
ステップ4：従業員への丁寧な説明と教育・研修によるスキルアップ支援
DXツール導入が成功するかどうかは、最終的に現場でツールを使いこなす従業員の理解と協力にかかっています。まずは、なぜこのツールが必要なのか、導入によって従業員の業務がどのように効率化され、負担が軽減されるのかといった目的や期待される効果を、経営者自らが丁寧に説明し、全従業員と共有することが極めて重要ですし、DX化への理解と協力を促すことで、従業員の主体的な取り組みを引き出すことができます。
ツール導入前には、従業員が新しいツールをスムーズに活用できるよう、操作方法や具体的な活用シーンに関する計画的な研修を実施しましょう。研修形態としては、集合研修やeラーニング、OJT、ハンズオン学習など、従業員のスキルレベルや業務内容に合わせて多様な方法を組み合わせることが効果的です。
ステップ5：導入後の効果測定と改善活動の継続的な実施
DXツールの導入は、変革への第一歩に過ぎません。重要なのは、導入後にその効果を測定し、継続的に改善活動を行うことです。導入前に設定したKPI（重要業績評価指標）に基づき、売上向上率や業務効率化率、コスト削減額などを定期的に測定します。経済産業省もDX推進におけるKPIの重要性を指摘しており、定量的な評価が不可欠です。
測定結果を分析し、期待通りの効果が出ているか、あるいは新たな課題が生じていないかを確認します。課題が発見された場合は、その原因を深掘りし、具体的な改善策を立案・実行するPDCAサイクルを回すことが、導入効果を最大化し、持続的な成果につなげる鍵となります。
について知りたい方は、まずは資料請求
管理戸数拡大支援ツール
が解決できます